Khi chọn mua máy hủy tài liệu, khách hàng thường quan tâm đến giá cả và thương hiệu, nhưng độ bảo mật cũng là yếu tố quan trọng, để đảm bảo sản phẩm phù hợp với nhu cầu hủy tài liệu của từng khách hàng.
Sự thật là không phải máy hủy tài liệu nào cũng có cùng mức độ bảo mật. Vậy độ bảo mật của máy hủy tài liệu được tính như thế nào?
Bài viết này sẽ đi sâu phân tích các tiêu chí đánh giá độ bảo mật của từng loại máy hủy tài liệu, giúp bạn đọc có cái nhìn tổng quan và lựa chọn được sản phẩm phù hợp với nhu cầu.
Các cấp độ bảo mật của máy hủy tài liệu
Độ bảo mật của máy hủy tài liệu được đánh giá dựa trên tiêu chuẩn DIN 66399, một tiêu chuẩn quốc tế của Đức quy định về việc phân loại và bảo mật thông tin. Tiêu chuẩn này chia máy hủy tài liệu thành 7 cấp độ bảo mật, từ thấp đến cao, dựa trên kích thước của các mảnh vụn sau khi hủy:
| Cấp độ | Kiểu hủy | Kích thước vụn | Mô tả | Thích hợp cho |
|---|---|---|---|---|
| P-1 | Hủy dải | < 12mm | Các dải giấy dài, dễ dàng ghép lại | Tài liệu thông thường, không chứa thông tin nhạy cảm |
| P-2 | Hủy dải | < 6mm | Các dải giấy nhỏ hơn, khó ghép lại hơn | Tài liệu nội bộ, ít nhạy cảm |
| P-3 | Hủy vụn | < 2mm | Các mảnh vụn nhỏ, khó ghép lại | Tài liệu chứa thông tin cá nhân, cần bảo mật ở mức độ trung bình |
| P-4 | Hủy vụn | < 2mm | Các mảnh vụn rất nhỏ, rất khó ghép lại | Tài liệu mật, chứa thông tin quan trọng |
| P-5 | Hủy siêu vụn | < 0.8mm | Các mảnh vụn siêu nhỏ, gần như không thể ghép lại | Tài liệu tối mật, chứa thông tin cực kỳ quan trọng |
| P-6 | Hủy siêu vụn | < 0.8mm | Các mảnh vụn siêu nhỏ, không thể ghép lại | Tài liệu tuyệt mật, chứa thông tin tối quan trọng của quốc gia |
| P-7 | Hủy siêu vụn | < 0.8mm | Các mảnh vụn siêu nhỏ, được xử lý đặc biệt để không thể phục hồi | Tài liệu đặc biệt quan trọng, yêu cầu bảo mật tuyệt đối |
Các yếu tố ảnh hưởng đến độ bảo mật
Ngoài cấp độ bảo mật, còn một số yếu tố khác ảnh hưởng đến khả năng bảo mật của máy hủy tài liệu:
- Kiểu hủy: Máy hủy tài liệu có 2 kiểu hủy chính là hủy dải và hủy vụn. Hủy dải tạo ra các dải giấy dài, trong khi hủy vụn tạo ra các mảnh vụn nhỏ. Hủy vụn thường có độ bảo mật cao hơn hủy dải.
- Kích thước vụn: Kích thước vụn giấy càng nhỏ, độ bảo mật càng cao.
- Công nghệ hủy: Một số máy hủy tài liệu sử dụng công nghệ hủy đặc biệt, chẳng hạn như hủy thành bột giấy hoặc hủy bằng hóa chất, để tăng cường khả năng bảo mật.
- Tính năng bảo mật: Một số máy hủy tài liệu được trang bị các tính năng bảo mật bổ sung, chẳng hạn như tự động tắt khi quá tải, khóa an toàn, báo động khi có người cố tình mở máy…
Lựa chọn máy hủy tài liệu phù hợp với nhu cầu
Việc lựa chọn máy hủy tài liệu phù hợp với nhu cầu là rất quan trọng. Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn lựa chọn được sản phẩm phù hợp:
- Xác định nhu cầu sử dụng: Bạn cần xác định rõ loại tài liệu cần hủy, tần suất sử dụng và mức độ bảo mật cần thiết.
- Lựa chọn cấp độ bảo mật: Dựa trên nhu cầu sử dụng, bạn có thể lựa chọn cấp độ bảo mật phù hợp.
- Xem xét các yếu tố khác: Ngoài cấp độ bảo mật, bạn cũng cần xem xét các yếu tố khác như kiểu hủy, kích thước vụn, công nghệ hủy và tính năng bảo mật.
- Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nếu bạn không chắc chắn nên lựa chọn loại máy hủy nào, bạn có thể tham khảo ý kiến của các chuyên gia hoặc nhà cung cấp.
Một số lưu ý khi sử dụng máy hủy tài liệu
- Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng: Trước khi sử dụng, bạn nên đọc kỹ hướng dẫn sử dụng để hiểu rõ cách vận hành và bảo trì máy.
- Không hủy quá tải: Mỗi máy hủy tài liệu đều có công suất hủy nhất định. Bạn không nên hủy quá tải trọng cho phép để tránh làm hỏng máy.
- Sử dụng đúng loại giấy: Nên sử dụng loại giấy phù hợp với máy hủy để đảm bảo hiệu quả hủy và tuổi thọ của máy.
- Vệ sinh máy thường xuyên: Bạn nên vệ sinh máy thường xuyên để đảm bảo máy hoạt động tốt và kéo dài tuổi thọ.
- Bảo quản máy ở nơi khô ráo: Máy hủy tài liệu nên được bảo quản ở nơi khô ráo, thoáng mát để tránh bị ẩm mốc và hư hỏng.
Kết luận
Máy hủy tài liệu là một thiết bị quan trọng giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm. Việc hiểu rõ cách tính độ bảo mật của máy hủy tài liệu sẽ giúp bạn lựa chọn được sản phẩm phù hợp với nhu cầu và sử dụng máy một cách hiệu quả. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích.
Tham khảo:
Security Levels of Shredders
