Mua máy hủy tài liệu để đảm bảo tiêu hủy đúng cách các tài liệu quan trọng là một trong những yêu cầu bảo mật của doanh nghiệp thời đại mới. Tuy nhiên, việc lựa chọn máy hủy tài liệu phù hợp với nhu cầu không phải là điều đơn giản.
Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét trước khi mua máy hủy tài liệu:
1. Mức độ bảo mật
- Xác định loại tài liệu cần hủy: tài liệu thông thường, tài liệu mật, tài liệu tuyệt mật.
- Lựa chọn kiểu hủy: hủy sợi, hủy vụn (cross-cut), hủy siêu vụn (micro-cut).
- Kiểm tra kích thước vụn giấy sau khi hủy (được đo bằng mm): kích thước càng nhỏ, mức độ bảo mật càng cao.
2. Công suất hủy
- Số tờ giấy có thể hủy trong một lần (thường được tính theo khổ A4 định lượng 70-80g/m2).
- Thời gian hoạt động liên tục của máy.
- Khả năng hủy các vật liệu khác như ghim bấm, kẹp giấy, thẻ nhựa, CD/DVD.
3. Dung tích thùng chứa
Dung tích thùng chứa là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến tần suất đổ giấy vụn.
Thùng chứa lớn giúp bạn chứa được nhiều giấy vụn hơn, giảm thiểu số lần phải đổ rác, tiết kiệm thời gian và công sức. Ngược lại, thùng chứa nhỏ sẽ nhanh đầy, đòi hỏi bạn phải thường xuyên đổ giấy vụn, gây bất tiện trong quá trình sử dụng.
- Nhu cầu sử dụng: Cần xác định rõ nhu cầu sử dụng máy hủy tài liệu của bạn như thế nào. Nếu bạn cần hủy một lượng lớn tài liệu thường xuyên, hãy chọn máy có dung tích thùng chứa lớn. Nếu nhu cầu sử dụng ít, bạn có thể chọn máy có dung tích nhỏ hơn để tiết kiệm không gian và chi phí.
- Kích thước máy: Dung tích thùng chứa thường tỷ lệ thuận với kích thước của máy hủy tài liệu. Máy có thùng chứa lớn thường có kích thước cồng kềnh hơn, chiếm nhiều diện tích. Do đó, cần cân nhắc không gian đặt máy để lựa chọn dung tích thùng chứa phù hợp.
- Một số dòng máy hiện đại còn được trang bị thêm tính năng báo đầy thùng chứa, giúp người dùng chủ động hơn trong việc đổ giấy vụn.
4. Các tính năng bổ sung
- Chức năng tự động khởi động/dừng.
- Chức năng chống kẹt giấy.
- Chức năng báo đầy thùng chứa.
- Độ ồn khi vận hành.
- Kích thước và thiết kế của máy.
5. Thương hiệu và giá cả
Việc lựa chọn máy hủy tài liệu phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của bạn. Tuy nhiên, dưới đây là một số thương hiệu máy hủy tài liệu uy tín nhất trên thế giới mà bạn có thể tham khảo:
Các thương hiệu cao cấp
- Fellowes: Thương hiệu đến từ Mỹ, nổi tiếng với các dòng máy hủy tài liệu chất lượng cao, độ bền bỉ và hiệu suất mạnh mẽ. Fellowes cung cấp đa dạng các dòng máy, từ máy hủy cá nhân đến máy hủy dành cho văn phòng lớn.
- Kobra: Thương hiệu đến từ Ý, được biết đến với thiết kế sang trọng, hiệu suất cao và độ ồn thấp. Kobra cung cấp các dòng máy hủy tài liệu đa dạng về kiểu dáng và tính năng, phù hợp với nhiều nhu cầu sử dụng.
- Rexel: Thương hiệu đến từ Đức, nổi tiếng với các dòng máy hủy tài liệu chất lượng cao, độ bền bỉ và tính năng bảo mật vượt trội. Rexel cung cấp đa dạng các dòng máy, từ máy hủy cá nhân đến máy hủy dành cho doanh nghiệp lớn.
Các thương hiệu tầm trung
- Bonsaii: Thương hiệu đến từ Trung Quốc, cung cấp các dòng máy hủy tài liệu chất lượng tốt với giá cả phải chăng. Bonsaii có nhiều dòng máy phù hợp với nhu cầu sử dụng cá nhân và văn phòng nhỏ.
- Aurora: Thương hiệu đến từ Đức, cung cấp các dòng máy hủy tài liệu chất lượng tốt với giá cả hợp lý. Aurora có nhiều dòng máy phù hợp với nhu cầu sử dụng cá nhân và văn phòng vừa.
- Swingline: Thương hiệu đến từ Mỹ, cung cấp các dòng máy hủy tài liệu chất lượng tốt với giá cả phải chăng. Swingline có nhiều dòng máy phù hợp với nhu cầu sử dụng cá nhân và văn phòng nhỏ.
Các thương hiệu phổ thông
- AmazonBasics: Thương hiệu của Amazon, cung cấp các dòng máy hủy tài liệu giá rẻ, phù hợp với nhu cầu sử dụng cá nhân.
- Royal: Thương hiệu đến từ Mỹ, cung cấp các dòng máy hủy tài liệu giá rẻ, phù hợp với nhu cầu sử dụng cá nhân và văn phòng nhỏ.
- Silicon: thương hiệu lâu đời của Mỹ có nhà máy sản xuất tại nhiều nơi trên thế giới với các sản phẩm đáp ứng đa dạng nhu cầu với chi phí rất tốt so với các đối thủ.
Xem thêm:
Các sản phẩm Máy hủy tài liệu Silicon
6. Mua máy hay Thuê dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp
Nếu số lượng tài liệu cần hủy lớn thì việc thuê Dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu chi phí và nhân lực hơn, bạn sẽ giải quyết được nhiều vấn đề sau:
- Tiết kiệm không gian đặt máy hủy tài liệu
- Tiết kiệm nhân lực cho việc tự hủy tài liệu
- Không bị phiền bởi tiếng ồn của máy hủy tài liệu công suất lớn
- Qui trình xử lý chuyên nghiệp – bảo mật và nhanh chóng hơn so với tự hủy
Tham khảo thêm:
Khi nào bạn nên thuê Dịch vụ hủy tài liệu?
Hi vọng bài viết giúp ích cho nhu cầu tiêu hủy tài liệu của bạn!
